Je mailbox hoeft niet mee op reis

De herfstvakantie is alweer begonnen en de kerstvakantie staat zo weer voor je deur. Dit is het moment om bij te komen. Maar als je naar afgelopen zomer kijkt, is de vraag of dat lukt. Uit het trendonderzoek Risicobewust Ondernemen van Centraal Beheer blijkt dat 83% van de ondernemers tijdens de zomervakantie bereikbaar bleef voor klanten, collega's, noodgevallen of via de zakelijke mail. 57% hield de zakelijke mailbox proactief in de gaten en 22% nam altijd werk mee op vakantie. Slechts 16% was echt onbereikbaar voor werk gerelateerde zaken.

Je zou kunnen denken dat dit alleen voor zzp'ers en eigenaren van kleine bedrijven geldt. Maar als zelfs de mensen die hun eigen bedrijf hebben opgebouwd niet kunnen loslaten, geldt dat dan niet ook voor de directeur, de teamleider of de sleutelfunctionaris in jouw organisatie? Wij zien dat patroon bij Vitsall ook in het mkb en bij organisaties met 50 medewerkers of meer: het hele jaar door, niet alleen in de zomer.

Het probleem stopt niet bij de vakantie

Dit gedrag is geen incident van een paar weken. 75% van de ondernemers vindt het geen probleem om buiten reguliere werktijden te werken en waardeert de flexibiliteit. Tegelijkertijd is 76% regelmatig of vrijwel altijd buiten werktijd met het werk bezig. Vier op de tien ondernemers ervaart een hoge werkdruk, en 28% heeft het afgelopen jaar signalen van overbelasting gehad.

Bereikbaarheid voelt als betrokkenheid. Maar onder die betrokkenheid zit een risico dat vaak onzichtbaar blijft tot het te laat is.

Wie niet loslaat, laadt niet op

Een vakantie is er niet voor niets. Het is het moment waarop je hoofd en lijf kunnen herstellen van maanden werkdruk. Wie ook in deze week steeds de mail checkt of beschikbaar blijft, komt terug met een lege batterij en gaat zo het drukke najaar in. Dat is precies waar verzuimpreventie begint: bij herstel dat niet gebeurt, lang voordat iemand zich ziek meldt. Niet wachten tot iemand omvalt, maar de signalen eerder zien.

Jonge ondernemers lopen het meeste risico

Van ondernemers onder de 40 jaar geeft 55% aan dat de onderneming nog geen maand zonder hen kan functioneren, tegenover 35% van de ondernemers van 40 jaar en ouder. Ook ervaren jonge ondernemers vaker signalen van overbelasting: 36%, tegenover 23% bij de oudere groep.

En uitval is geen ver-van-je-bed-risico. Volgens het CBS verzuimde in 2025 43% van de zelfstandig ondernemers tussen de 25 en 35 jaar minimaal één keer, tegenover 29% van de ondernemers tussen de 55 en 65 jaar. Bijna een kwart van de ondernemers die verzuimden, gaf aan dat het verzuim geheel of gedeeltelijk werkgerelateerd was.

Waarom loslaten zo lastig is, en wat je er nu aan kunt doen

De reden dat loslaten moeilijk is, zit zelden in onwil. Het zit in de organisatie eromheen. Als kennis, klantcontacten en beslissingen bij één persoon liggen, loopt het werk vast zodra die persoon een week offline is. Dat geldt voor een ondernemer, maar net zo goed voor een directeur of manager in een bedrijf met tientallen medewerkers. Het is nog niet te laat om dit te regelen, zeker niet voor de kerstvakantie. Drie dingen helpen:

• Spreid kennis, nog deze maand. Leg vast wie wat weet en hoe cruciale processen lopen. Zorg dat per sleutelrol minstens één ander het werk kan overnemen, zodat niets afhangt van één hoofd.

• Regel vervanging vóór de kerstvakantie. Spreek af wie waarneemt, welke beslissingen die persoon zelf mag nemen en wanneer iemand wél gebeld mag worden. Bepaal vooraf wat echt urgent is, in plaats van het ter plekke te beoordelen.

• Geef als directie het voorbeeld. Wie zelf in de vakantie mailt, geeft de rest van het team stilzwijgend de boodschap dat dat verwacht wordt. Afspraken over bereikbaarheid werken pas als de top ze zelf naleeft.

Verzuimpreventie begint bij de mensen die niemand in de gaten houdt

Juist leidinggevenden en sleutelfunctionarissen vallen vaak buiten beeld, omdat iedereen aanneemt dat zij het wel aankunnen. Daarmee is verzuimpreventie ook iets voor de top van de organisatie, niet alleen voor de werkvloer.

Bij Vitsall brengen we met onze vitaliteitsscan in kaart welke groepen of functies binnen een organisatie een verhoogd risico lopen op overbelasting en uitval. Dat gebeurt op groeps- en functieniveau, niet op het niveau van individuele medewerkers, en in lijn met de AVG. Wat een medewerker invult blijft privé, en de werkgever ziet nooit wie wat heeft aangegeven. Zo krijg je zicht op waar de druk zich ophoopt zonder dat het vertrouwen van je mensen in het geding komt.

Loslaten begint niet met een vakantie. Het begint met een organisatie die ook zonder jou even overeind kan blijven staan.

Begin januari met inzicht in plaats van met ziekmeldingen

De feestdagen zijn voor veel organisaties het laatste rustmoment voor het nieuwe jaar. Wie nu weet waar de druk zich ophoopt, kan bijsturen voordat januari begint. Plan een vrijblijvend gesprek met ons in. We bespreken hoe verzuimpreventie er voor jouw organisatie uit kan zien en welke groepen of functies de meeste aandacht verdienen.