Het verzuimbeleid staat op papier. De uitvoering ligt bij de leidinggevende. Die neemt de ziekmelding aan, voert het verzuimgesprek en merkt vaak als eerste dat iemand vastloopt. Toch is dat voor de meeste leidinggevenden niet hun vak. Een verzuimmanagementtraining helpt daarbij. Leidinggevenden leren wat hun rol is, welke vragen mogen en hoe ze een goed gesprek voeren. Wat hoort er in zo'n training? En hoe zorg je dat het blijft hangen?
Waarom de leidinggevende het verschil maakt
Volgens het CBS lag het ziekteverzuim van werknemers in het eerste kwartaal van 2026 op 5,8 procent. Van de werknemers die in 2025 verzuimden, was volgens het CBS 23 procent bij de laatste ziekmelding geheel of deels door het werk ziek. Te hoge werkdruk werd daarbij het vaakst genoemd, door 28 procent. Daar kan een organisatie zelf iets aan doen.
De leidinggevende staat het dichtst bij dat werk. Die ziet wie overuren maakt, wie stiller wordt en wie vaker kort ziek is. Toch blijft het gesprek vaak uit. HR Praktijk beschrijft dat het beleid een gesprek voorschrijft bij kort frequent verzuim, maar dat leidinggevenden vaak niet weten hoe ze het aanpakken. Ze weten ook niet goed wat ze wel en niet mogen vragen. Een gesprek dat niet plaatsvindt, levert ook geen signaal op. Daar begint het probleem.
Wat een training oplevert
Verzuimmanagement is breder dan de begeleiding van één zieke medewerker. Het gaat om de hele aanpak: beleid, registratie, gesprekken en preventie. De leidinggevende speelt in al die onderdelen een rol.
Training is een logisch onderdeel van je verzuimbeleid. Volgens het Arboportaal helpt training de werkgever en leidinggevenden bij de rol die zij volgens dat beleid hebben. Ze leren welke vragen wettelijk zijn toegestaan en hoe ze een goed gesprek voeren met een verzuimende medewerker.
Die kennis is geen luxe. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag een werkgever niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. Een goedbedoelde vraag kan dus al te ver gaan.
Zo zet je een training op die werkt
- Begin bij de rollen. Leg vast wat de leidinggevende doet, wat HR doet en wat de casemanager doet. Een training werkt alleen als iedereen weet waar de eigen taak ophoudt.
- Oefen het eerste telefoontje. Vraag wanneer iemand denkt weer te kunnen werken. Wat iemand nog wel kan, mag de medewerker zelf vertellen. Spreek af wanneer je weer contact hebt.
- Train op wat wel en niet mag. Gebruik voorbeeldvragen uit de praktijk. Laat deelnemers zelf beoordelen of een vraag past.
- Leer signalen herkennen. Denk aan vaker kort verzuim, minder betrokkenheid of opvallend veel overwerk. Bespreek wat je doet als je dat ziet.
- Oefen het verzuimgesprek. Werk met een rollenspel over frequent verzuim. Het doel is begrijpen wat er speelt, niet iemand ter verantwoording roepen.
- Plan een terugkommoment. Bespreek na drie of zes maanden welke situaties lastig waren. Zo blijft het geleerde in gebruik.
Wat VitsAll doet
Een training helpt leidinggevenden om goed te handelen bij verzuim. VitsAll geeft zelf geen trainingen, maar zit eerder in het proces. Met de VitsAll Risicoscan, samen met TNO ontwikkeld, zie je op groeps- en functieniveau waar het risico op uitval ligt. Dat geeft leidinggevenden een concreet beeld van waar ze het gesprek kunnen beginnen. We begeleiden MT, HR en de ondernemingsraad bij de vertaling naar een aanpak. Elke medewerker ziet zelf de persoonlijke uitkomst van de scan. Op basis daarvan kiest de medewerker of hij of zij gekoppeld wil worden aan een van onze ruim 500 partners, zoals psychologen, diëtisten en coaches.
Begin bij één team
Kies een team waar het verzuim opvalt en vraag de leidinggevende welke gesprekken lastig zijn. Gebruik die situaties als oefenmateriaal voor de eerste training. Een leidinggevende die het gesprek durft te voeren, ziet de ziekmelding vaak al aankomen.