Een verzuimbeleid is verplicht, maar waar begin je? Een goed beleid geeft antwoord op de vragen die je hebt. Het lost de problemen op die er echt spelen. Daarvoor moet je eerst weten wat er in je organisatie gebeurt. Welke teams vallen vaker uit, en hoe lang duurt het verzuim? Pas daarna kies je wat je gaat doen. In zeven stappen ga je van cijfers naar een plan dat werkt. Een goed verzuimbeleid is de basis van verzuimpreventie.
Waarom het geen vrijblijvende keuze is
Een verzuimbeleid hoort bij de verplichtingen die de Arbowet werkgevers oplegt. Bij ziekte komt daar de Wet verbetering Poortwachter bij. Toch is de plicht niet de belangrijkste reden om ermee aan de slag te gaan.
Veel verzuim heeft een oorzaak waar je zelf invloed op hebt. Volgens het CBS en TNO kwam bij 23 procent van de verzuimers in 2025 de ziekte geheel of deels door het werk. Een te hoge werkdruk werd daarbij het vaakst genoemd: door 28 procent. Daar kun je als organisatie zelf iets aan doen.
Een beleid zorgt dat je die oorzaken gericht aanpakt. Zonder beleid blijft het bij losse reacties op elke ziekmelding.
Wat verzuim je organisatie kost
Volgens het CBS was het ziekteverzuim in het eerste kwartaal van 2026 gemiddeld 5,8 procent. Dat betekent dat van elke 1000 werkdagen er 58 verloren gingen door ziekte.
Bij grotere organisaties ligt het hoger. In datzelfde kwartaal was het verzuim bij bedrijven met 100 of meer werknemers 6,8 procent. Bij bedrijven met 10 tot 100 werknemers was dat 5,0 procent. Vergelijk je daarom met organisaties van jouw omvang, niet alleen met het landelijk gemiddelde.
Elke verzuimdag kost geld. Volgens MKB Servicedesk kost een zieke werknemer gemiddeld 250 tot 400 euro per dag. Naast de loondoorbetaling gaat het om vervanging en productiviteitsverlies. Doe je te weinig aan re-integratie? Dan kan het UWV de loondoorbetaling na twee jaar ziekte met maximaal een jaar verlengen.
Zo stel je het beleid op
Stap 1: Verzamel eerst de feiten
Begin met vier kerncijfers: het verzuimpercentage, de meldingsfrequentie, de gemiddelde verzuimduur en het percentage nulverzuim. Zet ze per afdeling naast elkaar. Een totaalcijfer laat vaak niet zien waar het echt speelt.
Stap 2: Analyseer wat er speelt
Zet sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen op een rij. Kijk vooral naar oorzaken in het werk, zoals werkdruk.
Stap 3: Formuleer SMART-doelen
Maak doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden (SMART). Koppel ze aan de afdelingen uit stap 1. Denk aan: het verzuim op de afdeling met het hoogste cijfer daalt binnen twaalf maanden van 6 naar 5 procent.
Stap 4: Maak bewuste keuzes
Je kunt niet alles in één keer oplossen. Kies wat nu het meest nodig is. Bepaal ook wat je niet doet.
Stap 5: Leg het budget vast
Leg vast hoeveel budget er is en welke maatregel wat krijgt. Reken met je eigen cijfers uit stap 1.
Stap 6: Schrijf een document dat iedereen begrijpt
Schrijf voor iemand die het voor het eerst leest. Begin met je visie: waarom is het beleid nodig? Beschrijf daarna de stappen, wie verantwoordelijk is en wat het budget is. Neem de wettelijke momenten op, zoals het plan van aanpak in week 8 en een evaluatie minstens één keer per zes weken.
Stap 7: Zorg voor steun
Heb je een ondernemingsraad? Dan heeft die instemmingsrecht op verzuimregelingen. Geen ondernemingsraad? Sinds 1 juli 2026 moet je medewerkers dan zelf raadplegen over het arbobeleid, volgens het Arboportaal. Laat het beleid daarna goedkeuren door de directie en deel het met de hele organisatie.
Wat VitsAll doet
Verzuimcijfers laten zien wat er al gebeurd is. De VitsAll Risicoscan, samen met TNO ontwikkeld, kijkt vooruit. Je ziet per team of afdeling waar het risico op uitval ligt. Zo zie je bij stap 1 en 2 niet alleen waar mensen al uitvielen, maar ook waar het risico nu oploopt. Je krijgt deelrapportages voor groepen vanaf vijftien medewerkers. De uitkomst van een medewerker blijft privé.
Begin bij de cijfers
Zet de vier kerncijfers per afdeling naast elkaar en plan meteen het moment waarop je ze opnieuw bekijkt. Zo blijft het beleid in gebruik en verdwijnt het niet in een la.
Veelgestelde vragen over verzuimbeleid
Is een verzuimbeleid verplicht?
Ja. Als werkgever moet je een verzuimbeleid voeren. Dat volgt uit de Arbowet. Ook moet iedere werkgever een basiscontract hebben met een arbodienst of bedrijfsarts, volgens het Arboportaal. Bij ziekte volg je daarnaast de Wet verbetering Poortwachter.
Wat is het verschil tussen verzuimbeleid en verzuimprotocol?
Het verzuimbeleid is breder en strategischer. Daarin staan je visie, doelen en aanpak. Het protocol is het praktische deel met de regels. Daarin staat wie wat doet bij een ziekmelding en wanneer.
Heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht op het verzuimbeleid?
Ja, de ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op verzuimregelingen. Heb je geen ondernemingsraad? Dan moet je medewerkers sinds 1 juli 2026 in elk geval raadplegen over het arbobeleid.