Stel je voor: je zit bij de demo van een nieuw verzuimsysteem. Je ziet heldere grafieken, automatische herinneringen en een module die belooft verzuim te voorspellen. Het ziet er overzichtelijk uit. Maar wat laat de software je echt zien? En wat mag je er als werkgever in vastleggen? Goede verzuimsoftware maakt je verzuimregistratie strakker. Toch kijkt ze vooral achteruit. In deze blog lees je welke vragen je stelt voordat je tekent.
Wat registratie laat zien
Veel werkgevers denken dat je met de juiste software verzuim ziet aankomen. Dat klopt maar beperkt. Een verzuimsysteem legt vast wat al gebeurd is: wie zich ziekmeldde, hoe vaak en hoe lang. Het signaal komt pas binnen na de ziekmelding. Voor preventie ben je dan te laat.
Meer mag er ook niet in. Een werkgever mag volgens de Autoriteit Persoonsgegevens niet vragen naar de aard of oorzaak van een ziekte. Ook als de medewerker het zelf vertelt, leg je het niet vast.
Dat dit geen theorie is, laat een boete zien. Een onderhoudsbedrijf kreeg in 2021 van de Autoriteit Persoonsgegevens een boete van 15.000 euro, meldt Taxlive. Het registreerde de oorzaak van ziekmeldingen en de verzuimregistratie was onvoldoende beveiligd. Een vrij tekstveld in je software is snel gevuld.
Wat de keuze betekent voor je organisatie
Verzuimsoftware is meer dan een IT-aankoop. Heb je een ondernemingsraad? Dan heeft die volgens de Wet op de ondernemingsraden instemmingsrecht bij regelingen over ziekteverzuim. Dat geldt ook voor de verwerking van persoonsgegevens en voor systemen die aanwezigheid kunnen controleren. Een nieuw verzuimsysteem raakt al snel aan alle drie.
Let wel op bij modules die voorspellen. Advocatenkantoor Stibbe verwacht dat veel AI-toepassingen op het werk onder de Europese AI-verordening als hoog risico gelden. Werkgevers moeten dan voldoen aan eisen voor transparantie en menselijk toezicht. Een medewerker die door AI wordt beoordeeld, heeft recht op uitleg over hoe het systeem werkt.
Ook in de basis verschillen pakketten. Uit een vergelijking van Bedrijfssoftwaregids blijkt dat niet elk pakket de termijnen van de Wet verbetering Poortwachter automatisch bewaakt. Vraag de leverancier om dat in de demo te laten zien.
Vijf vragen voor je tekent
- Vraag welke velden er zijn. Controleer of er een vrij tekstveld is waar een oorzaak in terecht kan komen. Zet het uit of geef een duidelijke instructie.
- Vraag wie wat ziet. Een leidinggevende heeft andere informatie nodig dan HR. Leg per rol vast welke gegevens zichtbaar zijn. Denk aan een leidinggevende die alleen ziet of iemand er is, en HR die ook de afspraken ziet.
- Vraag hoe termijnen worden bewaakt. Laat zien wat er gebeurt als de week van het plan van aanpak nadert. Een herinnering is iets anders dan een bewaakte deadline.
- Vraag wat voorspellen precies betekent. Gaat het om patronen per afdeling of om een score per medewerker? Dat tweede raakt aan privacy en mogelijk aan de AI-verordening. Vraag ook op welke gegevens het model rekent.
- Bespreek het met de ondernemingsraad voordat je kiest. Dan voorkom je dat een gekozen systeem achteraf moet worden aangepast.
Wat VitsAll doet
Verzuimsoftware laat zien wat er al gebeurd is. VitsAll kijkt vooruit. Met de VitsAll Risicoscan, samen met TNO ontwikkeld, meten wij waar het risico op uitval ligt, voordat het in je registratie verschijnt. Directie en leidinggevenden krijgen deelrapportages per groep, vanaf vijftien medewerkers. Elke medewerker krijgt de eigen uitkomst persoonlijk toegestuurd. Daar heeft de werkgever nooit inzage in. Wie dat wil, krijgt persoonlijke hulp aangeboden, zonder dat de werkgever weet dat dit is gebeurd.
Begin bij je huidige systeem
Open je eigen verzuimregistratie en kijk welke velden er zijn en wie ze kan lezen. Dat is een goede eerste toets, ook als je nog niet overstapt. Een systeem vertelt je waar het verzuim was, niet waar het naartoe gaat.