Een medewerker meldt zich ziek. Wat gebeurt er daarna? Verzuimbegeleiding is alles wat werkgever, werknemer en bedrijfsarts samen doen om iemand weer gezond aan het werk te krijgen. Het begint bij de ziekmelding en loopt door tot de terugkeer. Veel HR-managers zien het als een taak van de arbodienst. Dat klopt maar half. Als werkgever ben je zelf verantwoordelijk voor het verloop. Hieronder lees je wat dat in de praktijk betekent. Verzuimbegeleiding begint waar verzuimpreventie ophoudt.
Waarom verzuimbegeleiding nu aandacht vraagt
Het verzuim loopt op. Volgens het CBS lag het ziekteverzuim van werknemers in 2025 op 5,4 procent. Dat was de eerste stijging na twee jaar daling. Van elke 1000 werkdagen gingen er 54 verloren aan ziekte.
In het eerste kwartaal van 2026 kwam het verzuim uit op 5,8 procent. Het gemiddelde voor het eerste kwartaal ligt sinds 1996 op 5,0 procent. Het niveau is nu dus hoger dan je gewend bent.
De meeste ziekmeldingen zijn kort. Van de verzuimers noemde 54,8 procent griep, verkoudheid of een andere virusinfectie als belangrijkste reden van hun laatste verzuim. Psychische klachten, burn-out of overspanning werden door 8,8 procent genoemd. Die groep is kleiner, maar de terugkeer vraagt daar meer tijd en aandacht.
Verzuimbegeleiding gaat over al die gevallen, kort en lang. Het verschil zit in de intensiteit. Bij griep is een belletje vaak genoeg. Bij langer verzuim volg je de stappen die de wet voorschrijft.
Wat de wet van je vraagt
Verzuimbegeleiding staat niet los van je verzuimbeleid. Het beleid beschrijft hoe je organisatie met verzuim omgaat. De begeleiding is de uitvoering per medewerker.
Die uitvoering is geen vrijblijvende keuze. De Wet verbetering Poortwachter legt vast wat werkgever en werknemer doen in de eerste twee ziektejaren. Volgens het Arboportaal maakt de bedrijfsarts binnen zes weken na de eerste ziektedag een probleemanalyse. Binnen twee weken daarna stellen jij en de medewerker samen een plan van aanpak op.
Volgens het UWV bespreken jullie minstens één keer in de zes weken hoe het gaat. Werkt het plan niet, dan stel je het bij. Doe je te weinig? Dan kan het UWV een loonsanctie opleggen. Je betaalt het loon dan maximaal een jaar langer door, zo staat op het Arboportaal.
Let ook op privacy. Alleen de bedrijfsarts beoordeelt of iemand arbeidsongeschikt is. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag je als werkgever niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte.
Zo pak je verzuimbegeleiding aan
- Leg de rollen vast. Spreek af wie casemanager is: HR, de leidinggevende of de arbodienst. Als het goed is, staat dat al in het verzuimbeleid.
- Geef de ziekmelding direct door. Meld de medewerker meteen bij de bedrijfsarts of arbodienst. Dan kan de probleemanalyse op tijd klaar zijn.
- Houd contact vanaf de eerste week. Bel de medewerker en toon oprechte interesse. Spreek af wanneer jullie elkaar weer spreken.
- Praat over mogelijkheden. Vraag wanneer iemand denkt weer te kunnen werken. Wat iemand nog wel kan, mag de medewerker zelf vertellen. De diagnose bespreekt de medewerker alleen met de bedrijfsarts.
- Houd het dossier bij. Leg gesprekken, afspraken en evaluaties vast. Het UWV beoordeelt later aan de hand van het re-integratieverslag of er genoeg is gedaan.
- Kijk naar patronen. Zie je verzuim vaker in hetzelfde team of dezelfde functie? Dan ligt de oorzaak mogelijk in het werk zelf. Dat vraagt om meer dan begeleiding achteraf.
Wat VitsAll doet
Verzuimbegeleiding start pas als iemand al ziek is. VitsAll zit aan de preventieve kant. Wij meten en weten voordat het verzuim er is. Met de VitsAll Risicoscan, samen met TNO ontwikkeld, zien wij op groeps- en functieniveau waar het risico op uitval ligt. We werken samen met je bedrijfsarts en arbodienst, niet in plaats van hen.
Begin bij je eigen protocol
Pak je verzuimprotocol erbij en controleer of de rollen en termijnen kloppen. Bespreek het daarna met je leidinggevenden, zodat iedereen weet wat er na een ziekmelding gebeurt. Goede begeleiding begint niet bij de bedrijfsarts, maar bij het eerste telefoontje.